Dit is waarom jij een roombooking systeem nodig hebt Slimme vergaderruimtes
28 april 2025
Een rommelig vergaderrooster, dubbele boekingen en frustratie bij medewerkers: herkenbaar? Met een slim roombooking systeem behoren deze ergernissen tot het verleden. In deze blog ontdek je waarom een efficiënt roombooking systeem niet meer weg te denken is uit moderne kantoren en welke slimme oplossingen Backline hiervoor inzet.
Wat is roombooking en waarom is het onmisbaar?
Roombooking is het digitaal reserveren, beheren en optimaliseren van vergaderruimtes. In plaats van handmatige afspraken of losse e-mails, reserveren medewerkers met een paar klikken een beschikbare ruimte. Dat levert niet alleen gemak op, maar zorgt ook voor:
- Efficiënter gebruik van vergaderruimtes
- Minder misverstanden en dubbele boekingen
- Meer inzicht in ruimtegebruik en bezetting
- Professionele uitstraling naar bezoekers en collega’s
In een hybride werkomgeving, waar flexibiliteit en planning cruciaal zijn, is een geautomatiseerd roombooking systeem essentieel voor een soepel werkproces.
Slimme oplossingen voor roombooking
Bij Backline maken we regelmatig vergadersystemen op basis van roombooking. Wij werken alleen met A-merken en lichten graag twee van onze favoriete oplossingen uit:
- Yealink RoomPanel
Het Yealink RoomPanel is een modern 8-inch touchscreen, speciaal ontworpen om het beheer van vergaderruimtes te vergemakkelijken.
Met de opvallende LED-randverlichting zie je in één oogopslag of een ruimte vrij of bezet is. Dankzij de integratie met Microsoft 365, Exchange en Google Workspace sluit het systeem naadloos aan op bestaande IT-structuren. In- en uitchecken kan eenvoudig via NFC-technologie. Hierdoor voorkom je ghost bookings en zorg je ervoor dat ruimtes daadwerkelijk optimaal worden benut.
Het strakke design en de intuïtieve bediening maken het Yealink RoomPanel ideaal voor elke moderne kantooromgeving.
Lees meer over Yealink RoomPanel.
- Evoko Liso
De Evoko Liso van Biamp is een strak vormgegeven, self-hosted room booking display met een minimalistische uitstraling, maar een krachtige functionaliteit. Dit slimme systeem wordt naast een vergaderruimte geplaatst en toont duidelijk wie de ruimte heeft geboekt en voor hoelang. De 3-zijdig LED-lichtaura maakt de status van een ruimte van een afstand zichtbaar en via het touchscreen kun je direct reserveren, een meeting verlengen of beëindigen. Evoko Liso ondersteunt net als RoomPanel van Yealink integratie met digitale kalenders zoals Microsoft 365, Exchange en Google Workspace. Dankzij de open API is het systeem ook te ko spelen met andere tools binnen de organisatie.
Is er sprake van defecte apparatuur? Dan kun je dit melden via het systeem en met de Room Finder snel een beschikbare ruimte vinden!
Lees meer over Evoko Liso.
De voordelen van een professioneel roombooking systeem
Met een professioneel roombooking systeem zoals Yealink RoomPanel of Evoko Liso profiteer je van:
- Tijdbesparing: Geen onnodig rondlopen of zoeken naar vrije ruimtes.
- Meer productiviteit: Minder frustratie en betere vergaderflow.
- Schaalbaarheid: Makkelijk opschalen bij groei van het bedrijf.
- Inzicht: Rapportages over ruimtegebruik om efficiëntie te verbeteren.
- Flexibiliteit: Integreert moeiteloos met hybride werken.
Of je nu werkt in een dynamische startup of een grote corporate omgeving: een goed werkend roombooking systeem tilt jouw kantoorbeleving naar een hoger niveau.
Slimme vergaderruimtes met Backline
Backline begeleidt organisaties van advies tot installatie bij het realiseren van slimme vergaderruimtes. We zorgen ervoor dat jouw roombooking systeem naadloos aansluit op jouw werkwijze en IT-omgeving, met oog voor gebruiksgemak én uitstraling.
Klaar om jouw vergaderruimtes slimmer te maken?
Neem vrijblijvend contact op met Backline en ontdek hoe wij jouw kantoor efficiënter en toekomstbestendig inrichten.